根据《现代汉语词典》解释，“备案是指向主管机关报告事由，存档以备查考”。从备案本义来讲，备案是一种行为或制度，备案的结果不会对需要备案的事项产生实质影响。但是在政府采购备案管理中本应很正常的事，却在实践中出现不少不应有的变向。

     政府采购备案管理是《政府采购法》等法律、法规赋予各级政府采购监督管理部门的一项重要监督职能。可是从有关方面调查的情况看，备案制度空白、备案内容不明确、不一致等问题依然突出，实践中，由于很多地方没有出台相关的管理制度和工作流程，对备案项目、范围、资金性质、相应程序均未有规定和规范，造成各地备案管理各出一辙，备案时间不一，有的采购项目事前备案，有的事后备案；备案内容不一，备案程序不一，甚至出现采购单位备案难，取得备案号难，备案手续证明不规范，在相当多的地区依然存在，不利于政府采购制度的实施和管理，使一些违规采购行为得不到及时的控制和制止，同时因为上述和其他各种原因使监管部门对备案管理在实际中出现变向，严重削弱了政府采购监督管理部门的监督作用。

一、防止备案制变向变成审批制

　　实践中，通常做法一般是以统一制式的采购计划申请表形式替代采购实施计划，有的是纸质版本的，有的是电子版本的，有的是直接融入财政资金拨付系统，其中包括采购预算、采购项目、采购组织形式和采购方式等内容。另外，备案时间基本上是要求采购人进行事前备案。这造成了采购项目实施时，不管采购人选择公开招标还是其他非公开招标的采购方式，都应首先填报采购实施计划报财政部门备案。而对于事前备案程序，在当前绝大多数监管部门，包括财政部门，业务流程其实和审核程序并无区别，同样需要层层把关，使得这种事前备案制度已演变为一种以备案名义进行的审查。

《政府采购法实施条例》第二十九条的释义解读中提到“《政府采购法实施条例》明确了对政府采购实施计划实行备案制，而不是审批制”。现实中很少地方出台备案管理制度或管理办法与操作，因为没有相应的制度规定而促使备案逐惭演变为审批。因此，无论是项目实行事前或事后备案制，备案程序和时间应该是即时的。并且对于备案内容，只需实行形式审查，不需要对其合理合法性进行实质性审查，并同时出具现场备案的相关规范手续和备案编号。

二、防止备案制变向变成一切简化制

　　因为很多地方没有相应备案制度，对于项目备案时间、备案内容、备案操作与手续均按各自想法运作，全省甚至全地区也无统一规定，经走访,有的地方管理规范，实行电子备案并拓展接口可与外部对接，有的地方实行台帐管理，但是有的地方就是给个号，既无规定又无手续，既无程序又无盖章确认等等现象，认为备案制不是审批制，就是走个程序，给个备案号就行了，其他一概不管，打着“放管服”的名义，逐步变成简化制。

政府采购备案制管理是为了方便采购单位实行采购活动的管理制度，实行备案管理后大部分政府采购活动由采购单位自行备案后即可执行。但备案管理不意味着备而不管，备案管理下的政府采购活动仍需严格按照政府采购相关法律法规执行。因此各采购单位和监管部门应高度重视，加强内部管理，指定专人负责政府采购工作和备案管理工作，认真学习政府采购相关业务知识，熟练掌握政府采购业务流程，强化主体责任，防止政府采购备案管理备而不管。

三、防止备案制变向变成推卸监督责任的挡箭牌

　　随着政府采购代理机构由过去的审批改变为备案后，特别是代理政府采购业务进入的门槛更加放宽，加上一些代理机构对政府采购业务不熟悉，不专业,在代理业务后出现质疑、投诉比较多，而有的供应商因为不熟悉政府采购政策，在报名等环节和受点委屈或代理机构因解释不到位，不是去走法规规定的程序质疑，而是四处找人或直接投诉，而监管部门却存在认为备案就代表已经接受管理，不备案说明不知道，监察部门和领导追问时答复是没有备案，从而变成推卸管理监督责任的挡箭牌，造成监管部门不愿意为其备案。

　　对此，第一采购单位应科学合理确定采购需求，做好本单位和下属单位的政府采购预算和采购计划编制报备工作，实行专人负责内部政府采购备案、依法组织开展采购活动和答复供应商质疑，配合财政部门处理供应商投诉；第二财政监管部门要建立和健全政府采购备案管理制度和办法，规范备案操作程序和手续，依法加强对政府采购招标投标活动的动态监督，依法受理政府采购投诉，加大对采购单位、代理机构、评审专家监督检查，强化政府采购备案管理、绩效评价和责任追究；第三监察、审计部门要依据各自职责对政府采购活动实施监督监察，如发现采购当事人有违法行为的，依照各自职责及时处理。

四、防止备案制变向变成加重采购手续和成本的法码

　　实践中由于备案内容不一，备案程序不一，出现采购单位、代理机构备案难，取得备案号难，备案手续证明不规范，有的监管部门先给临时号，采购完毕交付备案资料时再给正式备案表和号，备案内容不明确和程序不一致使采购单位和代理机构不知所措，一项备案多次跑腿还无法明白怎么备案，甚至有的代理机构不管是不是备案时需要的，反正把所有的采购文件全部装订成册一并移交，备案移交时却又无手续和证明，更有甚者的监管部门、公共资源交易平台在调阅档案和保存时又以代理机构未备案而索取备案资料的等等一些问题和矛盾，加大采购备案手续和加重备案成本的法码，使政府采购监管备案管理和公共交易平台工作偏离正常。

　　政府采购备案管理涉及政府采购活动的方方面面，不仅涉及到公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等所有采购方式，还涉及到采购人、集中采购代理机构、经财政部门登记备案的政府采购社会代理机构，以及行政事业单位的主管部门等。

　　因此笔者认为，从办理具体备案的单位上讲。实施政府集中采购项目的，由政府集中采购机构向同级政府采购监督管理部门办理备案手续;实施部门集中采购项目的，由实施集中采购的主管部门统一向同级政府采购监督管理部门办理备案手续;实施分散政府采购项目的，属于单位自行组织采购的，则由采购单位直接向同级政府采购监督管理部门申请备案手续;属于委托代理采购的，由接受委托的政府采购代理机构或政府采购社会代理机构向同级财政部门办理备案手续。

　　从备案的文件材料看包括以下资料：①采购资料：包括采购活动记录、委托采购协议书、采购信息公告；②采购文件(招标文件、谈判文件、询价文件);③评审文件及相关资料，包括评审报告、中标（成交）公告、中标(成交)供应商的投标(报价)文件，评审记录；④采购合同。包括分包合同、变更合同;⑤法律法规规定的其他文件材料。

　　从备案程序上讲，办理备案手续时应遵循以下程序：①申请备案单位填写《备案登记表》一式2份，连同应备案的文件材料报送到同级政府采购监督管理部门。②政府采购监督管理部门在收到申请备案单位报送的《备案登记表》及相关备案采购文件材料后，经初审认为其申报备案材料齐全的，应当场予以受理。③政府采购监督管理部门，对认定合符要求的《备案登记表》和相关备案文件材料，应加盖“政府采购备案登记专用章”，并统一编号登记以备查。

来 源：中国政府采购网

作 者：湖北省枣阳市财政局 李坤　

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